Na czym polega dekretowanie e-faktur?

W dobie komputeryzacji e-faktura jest naturalną konsekwencją zmian, jakie zachodzą w życiu społecznym. Elektroniczne faktury można spotkać już w niemal każdej dziedzinie gospodarki. Wynika to z korzyści, jakie niosą za sobą e-faktury, czyli ochrona środowiska, szybsze rozliczenia się z petentem, łatwość wytwarzania i przekazywania dokumentów.

Faktury elektroniczne przynoszą przedsiębiorstwom oszczędności, dlatego większość firm rezygnuje całkowicie z tradycyjnych, papierowych faktur lub są one dodatkowo płatne. Do tego normalizacja przepisów z dnia 1 stycznia 2011 roku, daje możliwość zastosowanie tej opcji zgodnie z prawem. Jedynie księgowość w każdej firmie musi zadbać, by elektroniczny przepływ dokumentów odbywał się zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości.

Ustawa wyraźnie mówi, jak powinna być opisana faktura elektroniczna, która w rozumieniu przepisów jest dowodem księgowym. Na dokumencie musi zaleźć się stwierdzenie sprawdzenia oraz jego klasyfikacja, a ponadto rodzaj opisania w księgach rachunkowych. Cała procedura wymaga sporego nakładu pracy działu księgowości danej firmy, dlatego najczęściej stosowane są dopuszczalne uproszczenia, na które zezwala ustawa o rachunkowości w kwestii e-faktur. Dużym ułatwieniem przy dekretacji dokumentów księgowych jest wprowadzenie w firmie własnych metod, czyli np. komputerowego zapisywania wszystkich dokumentów elektronicznych w systemie księgowo-finansowym. Warunkiem zastosowania takiego rozwiązania jest jego szczegółowe opisanie w polityce rachunkowości.

Tylko postępując zgodnie z powyższymi zasadami dekretacja dowodów księgowych, a zwłaszcza faktur elektronicznych, odbywa się zgodnie z wszelkimi wymogami. Dlatego też właściwie każda firma posiada obecnie specjalny program księgowy. Za jego pomocą możliwe jest wydrukowanie dekretu dla każdej e-faktury. Wydrukować można także określone informacje, które łączą dekret z daną fakturą elektroniczną. Posiadając takie oprogramowanie dopuszczalne jest ręczne dekretowanie dowodów księgowych. Niemniej, warto na koniec każdego okresu rozliczeniowego, może to być co miesiąc, wydrukować w celu archiwizacji dekrety wszystkich faktur elektronicznych, które zostały zaksięgowane przez ten czas.