Kontrola zwolnień lekarskich
Jeszcze do niedawna kontrolerzy z ZUS podważali co dziesiąte zwolnienie lekarskie. Od stycznia wprowadzono tzw. e-zwolnienia, które, jak podkreśla to zarząd Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, mają pomóc ograniczyć skalę nieprawidłowości w wydawaniu L4. Jakie zasady obowiązują podczas kontroli zwolnień lekarskich?
Dziś zatrudniony nie ma już kilku dni na dostarczenie do zakładu pracy zwolnienia, lecz wystawione zwolnienie jest przekazywane automatycznie na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS oraz pracodawcy. Dodatkowo analizując dane z systemu można dosyć łatwo określić statystycznie, którzy lekarze wystawiają najwięcej L4 i jakim pacjentom.
Uprawienie do kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich ma ZUS i pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia powyżej 20 osób. Na kontrolę z ZUS przychodzą zawsze dwaj inspektorzy, posiadający imienne upoważnienia oraz legitymacje służbowe ze zdjęciem. Przepisy pozwalają na wykonanie kontroli w:
- miejscu zamieszkania płatnika,
- miejscu czasowego pobytu zatrudnionego,
- miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej.
Z takiej kontroli sporządza się protokół, w którym wpisuje się ustalenia kontrolujących oraz umieszcza podpis osoby będącej na zwolnieniu lub domownika. Każdy płatnik podlegający kontroli z ZUS może wpisać do protokołu swoje ewentualne zastrzeżenia co do ustaleń kontrolerów.
Sam pracodawca (zatrudniający minimum 20 pracowników) – jako płatnik składek –ma prawo do dokonania takiej kontroli na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, dotyczącego szczegółowych zasad oraz trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy. Może on też upoważnić jednego ze swoich pracowników bądź osobę czy firmę z zewnątrz do takiej kontroli, na podstawie imiennego upoważnienia.
Pracodawca posiadający mniej niż 20. pracowników sam nie może sprawdzić czy osoba z jego personelu prawidłowo wykorzystuje zwolnienie. Natomiast może być inicjatorem takiej kontroli. Jeśli ma jakiekolwiek zastrzeżenia co do prawidłowości orzeczenia o niezdolności do pracy swojego pracownika bądź prawdziwości i poprawności danego L4, to może wystąpić do ZUS-u o przeprowadzenie kontroli.
Bezpośrednią sankcją dla płatnika z powodu nieprawidłowego wykorzystywania przez niego zwolnienia lekarskiego jest utrata prawa do zasiłku chorobowego lub opiekuńczego za cały okres zwolnienia, które zostało objęte kontrolą. Ma to miejsce wtedy, gdy ubezpieczony, choć ma czasową orzeczoną przez lekarza niezdolność do pracy, pracuje zarobkowo albo wykorzystuje zwolnienie w sposób niezgodny z jego celem (np. na wyjazd czy remont mieszkania). Pracodawca może również podjąć decyzję rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Kontrola zwolnień lekarskich może być wykonana tylko w okresie, na który tego rodzaju zaświadczenie zostało wydane, choć bez z góry określonego terminu (bez zapowiedzi). Kontroli podlega:
- aspekt formalny (sprawdzenie czy L4 nie zostało sfałszowane, a także czy zostało wydane zgodnie z zasadami wydawania takich zaświadczeń),
- sposób wykorzystania zwolnienia lekarskiego.
Największym plusem nowego systemu związanego z e-ZLA (elektronicznymi zwolnieniami lekarskimi) ma być dokładniejsza kontrola wystawianych zwolnień. Wprowadzone od tego roku zmiany pozwolą lepiej kontrolować proces wystawiania L4 oraz ograniczyć liczbę nadużyć w tym zakresie, głównie w przypadku zwolnień krótkotrwałych. Do końca 2015 roku, ze względu na dość długi czas dostarczania L4, trudno było skontrolować, czy dane zwolnienie z obowiązku pracy realizowane jest zgodnie z przeznaczeniem. Przekazywanie zwolnień lekarskich za pomocą internetu spowodowało, iż ZUS oraz pracodawca wcześniej otrzymują informacje o chorobie pracownika (również w przypadku krótkich zwolnień).
Należy jednak pamiętać o tym, że elektroniczne zwolnienie lekarskie otrzyma tylko ten płatnik, który ma profil na PUE, zaś informacja o wystawieniu dla niego e-ZLA jest dostępna na profilu PUE ubezpieczonego. W innym przypadku otrzymuje się zwolnienie papierowe.
Warto zauważyć, że problem tzw. lewych zwolnień lekarskich jest tak samo dotkliwy dla pracodawców, jak dla ubezpieczyciela. Każdego roku firmy tracą miliardy na pokrycie absencji chorobowej swoich pracowników, w tym także koszty związane z zastępstwem nieobecnego personelu. Stąd też pomysł na wdrożenie e-zwolnień, które, miejmy nadzieję, przyczynią się do łatwiejszej weryfikacji prawidłowości wystawianych zwolnień lekarskich, a tym samym sporych oszczędności dla pracodawców i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.