Kiedy można odliczyć koszty działalności badawczo-rozwojowej?

Podatnik może skorzystać z ulgi na działalność badawczo-rozwojową. Może to zrobić po poniesieniu kosztów kwalifikowanych wskazanych w ustawie o PIT i CIT oraz po spełnieniu warunków określonych w ustawie.

Pierwsze kryterium, jakie musi spełnić przedsiębiorca, aby skorzystać z ulgi, to poniesienie kosztów kwalifikowanych na działalność badawczo-rozwojową. Kwota odliczenia nie może być wyższa niż kwoty dochodu uzyskanego podatku dochodowego od osób prawnych w danym roku podatkowym z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych oraz kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika podatku dochodowego od osób fizycznych z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Art. 26e ustawy PIT oraz w art. 18d ustawy CIT zawierają katalog kosztów kwalifikowanych. Zalicza się do nich:

• koszty pracownicze związane stricte z realizacją działalności badawczo-rozwojowej,
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością,
• nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych,
• koszty nabycia materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową,
• nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem,
• nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych,
• ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmiot będący jednostką naukową, a także nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych, na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej.

Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym wymienia natomiast katalog podmiotów, od których przedsiębiorca może nabyć wskazane w ostatnim punkcie ekspertyzy i opinie. Należą do nich uczelnie, federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Polska Akademia Umiejętności oraz inne podmioty prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły.

W przepisach brak jest wytycznych co do sposobu ewidencjonowania kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową. Powinno być to jednak prowadzone w taki sposób, aby można było precyzyjnie wskazać wysokość kosztów kwalifikowanych, a także rok podatkowy, w którym zostały one poniesione.