Jednolity Plik Kontrolny – na co uważać przy wysyłaniu

Jednolity Plik Kontrolny to narzędzie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów, którego celem jest ujednolicenie systemu podatkowego. Do porządku prawnego wszedł na podstawie artykułu 193 a ordynacji podatkowej.

Zgodnie z treścią paragrafu 1 w/w artykułu „w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą”.

Jest to więc zapis ksiąg i dokumentów księgowych, który prowadzony jest przy użyciu programu komputerowego. Zapisu dokonuje się w odpowiednim formacie w postaci pliku, które podatnik zobowiązany jest generować i przechowywać.

Taka forma ma przyspieszyć komunikację między urzędem a podatnikiem, ułatwić przekazywanie danych finansowych, a w efekcie zmniejszyć związane z tym koszty i ilość pracy. Dodatkowo system umożliwia fiskusowi prowadzenie lepszej i skuteczniejszej ochrony oraz wyłapania przypadków wystawiania tzw. pustych faktur.

Podatnicy mają obowiązek wysyłania danych w ramach JPK-VAT do 25 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Deklaracje VAT nadal mogą być składane kwartalnie. Aby uniknąć błędów przy wysyłce, należy zwrócić szczególną uwagę na dane autoryzacyjne. Jest to jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez mikroprzedsiębiorców wysyłających JPK, na co wskazuje nawet Ministerstwo Finansów na stronie poświęconej temu narzędziu. Chodzi tu o literówki w imieniu i nazwisku, błędne numery PESEL lub NIP, nieprawidłowo wskazaną kwota przychodu, którą należy podawać co do grosza.
Aby uniknąć takich sytuacji, warto skorzystać z dedykowanej aplikacji do wysyłania plików, czyli aplikacji e-mikrofirma, która ułatwia wywiązywanie się z tego obowiązku. Jest to szczególnie przydatne dla osób, niekorzystających z usług profesjonalnej firmy księgowej.

Należy pamiętać również, że wysłanie JPK nie zwalnia podatnika z obowiązku złożenia innych deklaracji, np. VAT-7 czy VAT-7K. Deklaracje te mogą być składane kwartalnie, w przeciwieństwie do JPK, który należy wysyłać co miesiąc. Jeśli natomiast któraś z faktur ujęta w wysłanym już pliku wymaga korekty, wówczas podatnik zobowiązany jest do skorygowania i ponownego przesłania całego pliku JPK.
Plików nie musi wysyłać przedsiębiorca, który zawiesił działalność i nie prowadzi zapisów w ewidencji VAT.